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Onboarding client

Un agent IA qui prépare le lancement de vos nouveaux clients

Dès qu’une vente passe à « Gagnée » dans votre CRM, il retrouve ce qui a été promis au client et prépare le projet dans votre outil de gestion de projet. Votre équipe démarre avec un planning prêt. Elle ne voit que ce qui demande une décision.

Lancer un client, c’est d’abord reconstituer la vente

Quand une vente est signée, l’équipe projet reprend le dossier. Ce qui a été promis au client est dispersé : une date dans un mail, une option dans la proposition, un interlocuteur cité au détour d’un échange. Il faut tout relire avant de pouvoir planifier.

  1. Ouvrir la vente gagnée dans le CRM

    Salesforce

  2. Relire les échanges avec le client

    Gmail

  3. Retrouver ce que prévoit la proposition signée

    Google Drive

  4. Monter le planning et créer les tâches

    Notion

Agent IA

Sur une vente bien renseignée, ce travail ne fait que recopier ce qui est déjà écrit ailleurs. C’est celui-là que l’agent prend en charge.

Du deal signé au lancement

Commercial

Du deal signé au lancement

Atelier NordGagnée
Claire Roux

Re : Contrat signé

Merci pour la signature. Nous devons être prêts pour le 12 septembre, jour de notre salon annuel.

Lancement · Atelier Nord

  1. Signé
  2. Kick-off
  3. Formation
  4. 12 sept.Jour J
Chef de projet
Julie Martin
Référent client
À confirmer
  1. Lit la vente gagnée dans le CRM, le mail du client et la proposition signée
  2. Repère la date de lancement promise dans le mail, et le référent client que personne n’a encore désigné
  3. Prépare le rétroplanning dans Notion, les tâches de l’équipe projet et la question à poser au client

Ce qu’il vérifie à chaque vente signée

Vous fixez les règles pendant le cadrage. Voici celles qui reviennent le plus souvent.

  1. Les dates promises.

    Une date de lancement, un événement ou une contrainte du client figurent-ils dans les mails ou la proposition ? Le planning part de là.

  2. Le délai.

    Le temps entre la signature et la date promise tient-il dans vos durées habituelles ? Ce calcul est fait par du code, pas par l’IA.

  3. Le périmètre.

    Les prestations, les options et les sites à lancer correspondent-ils à la proposition signée ?

  4. Les interlocuteurs.

    Le référent côté client et le contact pour la facturation sont-ils connus ? S’il en manque un, l’agent prépare la question au client.

  5. L’équipe.

    Un chef de projet est-il désigné, et les étapes clés tombent-elles sur des dates où l’équipe est disponible ?

Vous n’intervenez que sur les exceptions

Son autonomie se règle action par action, pendant le cadrage. Voici un réglage courant.

L’agent s’en charge seul

  • Lire chaque vente qui passe à l’étape « Gagnée »
  • Retrouver les dates et les engagements dans les échanges avec le client
  • Préparer le rétroplanning à partir de la date promise
  • Créer le projet et les tâches dans votre outil de projet
  • Préparer la question au client sur une information manquante

Il vous soumet

  • Une date promise trop proche pour vos délais habituels
  • Une prestation vendue absente de vos modèles de projet
  • Une contradiction entre la proposition et les mails
  • Le choix du chef de projet, selon vos règles
  • Le planning avant qu’il ne soit envoyé au client

Il travaille dans les logiciels que vous avez déjà

L’agent lit la vente là où vos commerciaux la suivent et prépare le projet là où votre équipe le pilote. Personne ne change d’outil.

  • Salesforce
  • HubSpot
  • Pipedrive
  • Gmail
  • Outlook
  • Google Drive
  • Notion
  • Asana
  • Trello
  • Google Calendar
  • Slack
  • Outil métier

Ce qu’il faut pour commencer

Pas de cahier des charges. Pour le cadrage, j’ai besoin de trois choses.

  1. Des ventes récentes : avec le déroulé de leur lancement, y compris quand il a dérapé.

  2. Vos règles : vos modèles de projet, vos durées habituelles, qui valide le planning.

  3. Un accès en lecture : à votre CRM, aux échanges avec les clients et à votre outil de projet.

Vous recevez ensuite une proposition écrite : ce que l’agent fera, ce qu’il ne fera pas, le budget et le planning. L’agent est testé sur vos vraies ventes avant sa mise en service.

Garde-fous

Comment l’agent évite les erreurs

Quatre règles, appliquées ici à un document de votre activité : ce que l’IA lit, ce que le code calcule, ce qui attend votre équipe.

  • Repéré par l’agent
  • Validé par votre équipe

Atelier NordOpportunité Salesforce

ProjetPRJ-042

Référent clientÀ confirmer

  • Kick-off et paramétrage11 jours
  • Formation des équipes4 jours

lu par l’IA

  • Signature28 août
  • Jour J promis au client12 sept.

calculé par le code

Délai disponibleTrop court10 jours ouvrés

Délai habituel : 15 jours ouvrés

Lancement au 12 septembreEn attente de votre équipeÀ valider

Trace

  1. Planning préparé
  2. Arbitrage du délai
  3. Tâches créées

Règle délai ≥ 15 jours ouvrés · Re : Contrat signé

  1. Règle 1

    Vous n’intervenez que quand c’est utile

  2. Règle 2

    Les calculs ne sont pas confiés à l’IA

  3. Règle 3

    Le doute est signalé, jamais deviné

  4. Règle 4

    Chaque vérification laisse une trace

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