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Comptabilité fournisseurs

Un agent IA qui contrôle vos factures fournisseurs

Il rapproche chaque facture de sa commande, dans vos logiciels. Les factures conformes suivent leur cours sans vous. Votre équipe ne voit que les écarts et les paiements à valider.

Contrôler une facture, c’est ouvrir trois logiciels

Dans beaucoup d’entreprises, une facture fournisseur se vérifie à la main. Elle arrive par mail, la commande est dans un autre logiciel, et l’accord sur un supplément se cache dans un échange avec le fournisseur.

  1. Ouvrir la facture reçue par mail

    Gmail

  2. Retrouver la commande qui correspond

    Odoo

  3. Comparer chaque ligne, chaque quantité et chaque prix

    GmailOdoo

  4. Chercher l’avenant ou le mail qui justifie un écart

    GmailGoogle Drive

Agent IA

Sur une facture conforme, ce travail ne sert qu’à confirmer que tout va bien. C’est celui-là que l’agent prend en charge.

De la facture à l’écart signalé

Opérations

De la facture à l’écart signalé

Facture

FAC-024

  • Pose800 €
  • Matériel200 €
  • Pièces200 €

Total1 200 €

Commande

BC-018

  • Pose800 €
  • Matériel200 €
  • non commandé

Total1 000 €

Écart +200 €
Avenant à BC-0180 résultat
Suivi fournisseurs
Atelier Martin : écart consigné, paiement à valider
FactureÉcartStatut
14FAC-024+200 €À valider
#comptabilité prévenue
  1. Lit la facture reçue par mail, le bon de commande et les échanges avec le fournisseur
  2. Repère une ligne facturée qui n’est pas dans la commande, et aucun avenant retrouvé pour la justifier
  3. Prépare la ligne dans votre suivi fournisseurs, le statut « À valider » et l’alerte à la comptabilité

Ce qu’il vérifie sur chaque facture

Vous fixez les règles pendant le cadrage. Voici celles qui reviennent le plus souvent.

  1. Le montant face à la commande.

    Le total facturé correspond-il au bon de commande, au seuil d’écart près que vous avez fixé ?

  2. Chaque ligne.

    Chaque prestation et chaque quantité facturées figurent-elles dans la commande, au même prix ?

  3. Les justificatifs.

    Quand une ligne dépasse la commande, l’agent cherche un avenant, un devis complémentaire ou un mail d’accord.

  4. Les doublons.

    La même facture est-elle arrivée deux fois, par mail et par courrier, ou sous deux numéros ?

  5. Les coordonnées bancaires.

    Le RIB de la facture est-il celui que vous connaissez pour ce fournisseur ? Un changement est toujours signalé avant paiement.

Vous n’intervenez que sur les exceptions

Son autonomie se règle action par action, pendant le cadrage. Voici un réglage courant.

L’agent s’en charge seul

  • Lire et classer chaque facture reçue
  • Rapprocher la facture de sa commande
  • Retrouver l’avenant ou le mail qui justifie un écart
  • Mettre à jour votre suivi fournisseurs
  • Préparer le paiement des factures conformes

Il vous soumet

  • Un écart au-delà du seuil que vous avez fixé
  • Une ligne sans commande ni justificatif
  • Un changement de RIB
  • Un doute sur un montant ou une référence illisible
  • Tout paiement qui engage l’entreprise, selon vos règles

Il travaille dans les logiciels que vous avez déjà

L’agent va chercher les factures là où elles arrivent et les commandes là où elles sont saisies. Vous ne changez ni de logiciel ni d’habitudes.

  • Pennylane
  • Sage
  • Odoo
  • Excel
  • Google Sheets
  • Gmail
  • Outlook
  • Google Drive
  • SharePoint
  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Outil métier

Ce qu’il faut pour commencer

Pas de cahier des charges. Pour le cadrage, j’ai besoin de trois choses.

  1. Des factures récentes : y compris celles qui ont posé problème.

  2. Vos règles : le seuil d’écart toléré, qui valide quoi, les fournisseurs à surveiller.

  3. Un accès en lecture : aux logiciels où arrivent les factures et où sont saisies les commandes.

Vous recevez ensuite une proposition écrite : ce que l’agent fera, ce qu’il ne fera pas, le budget et le planning. L’agent est testé sur vos vraies factures avant sa mise en service.

Garde-fous

L’agent repère, vous décidez

L’agent traite seul ce qui est conforme et ne vous montre que ce qui mérite votre décision

  • Repéré par l’agent
  • Validé par votre équipe

Atelier DurandCommande BC-112

FactureFAC-031

ÉchéanceÀ vérifier

  • Pose800 €
  • Matériel440 €

lu par l’IA

  • Total facturé1 240 €
  • Commande BC-1121 000 €

calculé par le code

ÉcartHors seuil+24 %

Seuil autorisé : 2 %

Paiement de 1 240 €En attente de votre équipeÀ valider

Trace

  1. Signalé
  2. En correction
  3. Recontrôle

Règle écart ≤ 2 % · FAC-031.pdf, page 1

  1. Règle 1

    Vous n’intervenez que quand c’est utile

  2. Règle 2

    Les calculs ne sont pas confiés à l’IA

  3. Règle 3

    Le doute est signalé, jamais deviné

  4. Règle 4

    Chaque vérification laisse une trace

Questions fréquentes

Une autre question ?

Et chez vous
qu’est-ce qui coince ?

En 30 minutes, on regarde ensemble ce qu’un agent pourrait prendre en charge, et par où commencer